在word中批量轉換文檔，快速還原圖片文件，實現word個性模板
2023-04-16 11:11:01
制作編輯文檔需要用到文字處理軟件，現在word是目前風糜全球、最流行的文字處理軟件。筆者用word寫作也已經幾年了，在word中我們經常要與文件操作打交道，幾次下來，竟然積累了一些比較實用的技巧，將它們整理成文，奉獻給大家。
1、讓word認識wps2000/wps office文件
目前PC機上最為流行的字處理軟件除了word外，還有中國金山公司的wps2000和wps office，筆者發現在wps2000/office中不需要安裝任何轉換器，不通過中間轉換，就可以直接讀取由word97/2000/產生的文檔。但是，在word97/2000/中卻無法讀取wps office文檔！其實，以前我們曾記得在office 2000安裝光盤上有一個wps2word.EXE的程序，利用它可以使得word 讀取wps 2000文件，但是經筆者試驗，發現安裝此轉換器無法使word 讀取wps office文件。其實，筆者在金山公司的網站上發現他們已經推出了wps office的轉換器，我們可以從//www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載，雙擊它，會彈出界面，點下“確定”鈕，該程序會自動地判斷出您有沒有安裝過轉換器，并會自動地為您安裝。以后打開word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“wps 文件（*.wps）”列表項，選擇需要編輯的wps文件，點擊“打開”后即可直接打開wpsoffice文件了，當然也能夠讀取wps97/2000文件了。
2、在word中批量轉換文檔
手頭上有許多word生成的DOC文件，想都轉化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開\另存為”之間嗎？其實，在word中出能夠批量轉換文檔！只要我們試著單擊“文件”\“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣word會使用其默認模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框），點擊“其它文檔”標簽，并雙擊其中的“轉換向導”項目（但如果您的機器中沒有安裝此模板，系統會自動啟動office 2000或的安裝程序，并會提示您插入office 2000光盤），再順著向導一步一步操作，利用該向導既可以將word2000/中所有支持的文件格式批量轉換成word 2000/格式，也可以將word 2000/格式批量轉換至word2000/中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、wps文件、Lotus 1-2-3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等等，相信這個強大的功能會給您帶來很大的方便。
3、快速還原圖片文件
利用word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要（如出版、發行等），要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用word2000打開該文件，然后選中相應圖像后復制，再啟動畫圖程序進行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果您的文檔中已經內置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”\“另存為Web頁”命令，word就會自動地把其中內置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件再加上“.files”的文件夾下（與在IE中保存的網頁一樣），非常方便。
4、給word文件減肥
現在PC機上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料文件也不例外。如我們在Microsoft word 中打一點兒字，動不動就幾十K字節，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便（尤其是上網發附件）。其實，我們只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，word則會重新將信息進行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果您嫌每次都要“另存為”太麻煩的話。可以打開word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項，以后word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了word 的嵌入字體技術，則在選中“嵌入 TrueType 字體”后，還應選中“只嵌入所用字符”復選框，否則word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，大大增加文件的大小。
5、實現word個性模板
用word 建立的文件的默認頁面是A4大小 ，即寬210毫米、高297毫米，但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置。同時，word 中默認生成的文檔文件是不自動縮進的，使用手工調整它們的縮進，非常麻煩。其實，巧妙利用word的模板文件功能可以設置word 默認的頁面大小和自動縮進，從而實現個性模板。
（1）進入word 的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，您必須對文件夾選項進行設置才能夠進入，詳見Windows手冊），您會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是word的默認模板文件。雙擊它，系統就會自動調用word 打開它；
（2）單擊“文件”\“頁面設置”，調出頁面設置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，筆者經常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米；
（3）單擊“格式”\“段落”，在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進”，并設置度量值為0.7厘米（相當于兩個漢字字符），即設置每段自動縮進兩格（中國人用中文的特色！）；
（4）單擊“文件”\“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件；
（5）再次進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。
（6）上面的制作步驟完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以剛才您的設置來進行文件處理了。
1、讓word認識wps2000/wps office文件
目前PC機上最為流行的字處理軟件除了word外，還有中國金山公司的wps2000和wps office，筆者發現在wps2000/office中不需要安裝任何轉換器，不通過中間轉換，就可以直接讀取由word97/2000/產生的文檔。但是，在word97/2000/中卻無法讀取wps office文檔！其實，以前我們曾記得在office 2000安裝光盤上有一個wps2word.EXE的程序，利用它可以使得word 讀取wps 2000文件，但是經筆者試驗，發現安裝此轉換器無法使word 讀取wps office文件。其實，筆者在金山公司的網站上發現他們已經推出了wps office的轉換器，我們可以從//www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載，雙擊它，會彈出界面，點下“確定”鈕，該程序會自動地判斷出您有沒有安裝過轉換器，并會自動地為您安裝。以后打開word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“wps 文件（*.wps）”列表項，選擇需要編輯的wps文件，點擊“打開”后即可直接打開wpsoffice文件了，當然也能夠讀取wps97/2000文件了。
2、在word中批量轉換文檔
手頭上有許多word生成的DOC文件，想都轉化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開\另存為”之間嗎？其實，在word中出能夠批量轉換文檔！只要我們試著單擊“文件”\“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣word會使用其默認模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框），點擊“其它文檔”標簽，并雙擊其中的“轉換向導”項目（但如果您的機器中沒有安裝此模板，系統會自動啟動office 2000或的安裝程序，并會提示您插入office 2000光盤），再順著向導一步一步操作，利用該向導既可以將word2000/中所有支持的文件格式批量轉換成word 2000/格式，也可以將word 2000/格式批量轉換至word2000/中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、wps文件、Lotus 1-2-3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等等，相信這個強大的功能會給您帶來很大的方便。
3、快速還原圖片文件
利用word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要（如出版、發行等），要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用word2000打開該文件，然后選中相應圖像后復制，再啟動畫圖程序進行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果您的文檔中已經內置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”\“另存為Web頁”命令，word就會自動地把其中內置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件再加上“.files”的文件夾下（與在IE中保存的網頁一樣），非常方便。
4、給word文件減肥
現在PC機上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料文件也不例外。如我們在Microsoft word 中打一點兒字，動不動就幾十K字節，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便（尤其是上網發附件）。其實，我們只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，word則會重新將信息進行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果您嫌每次都要“另存為”太麻煩的話。可以打開word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設置窗口中取消選擇“快速保存”選項，以后word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了word 的嵌入字體技術，則在選中“嵌入 TrueType 字體”后，還應選中“只嵌入所用字符”復選框，否則word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，大大增加文件的大小。
5、實現word個性模板
用word 建立的文件的默認頁面是A4大小 ，即寬210毫米、高297毫米，但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設置”對話框進行設置。同時，word 中默認生成的文檔文件是不自動縮進的，使用手工調整它們的縮進，非常麻煩。其實，巧妙利用word的模板文件功能可以設置word 默認的頁面大小和自動縮進，從而實現個性模板。
（1）進入word 的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，您必須對文件夾選項進行設置才能夠進入，詳見Windows手冊），您會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是word的默認模板文件。雙擊它，系統就會自動調用word 打開它；
（2）單擊“文件”\“頁面設置”，調出頁面設置對話框，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，筆者經常使用它來寫作，每次左右拖動滾動條來查看文章不太方便，所以把寬度設置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米；
（3）單擊“格式”\“段落”，在段落設置對話框中選擇“縮進和間距”標簽，點擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進”，并設置度量值為0.7厘米（相當于兩個漢字字符），即設置每段自動縮進兩格（中國人用中文的特色！）；
（4）單擊“文件”\“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時normal.dot原模板已經啟動，所以無法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件；
（5）再次進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時會看到兩個模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。
（6）上面的制作步驟完成后，使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以剛才您的設置來進行文件處理了。
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